News und Beiträge · 3. November 2023
Wonach Gäste am Konferenz-CheckIn fragen
Unser WelcomeTeam begleitet jedes Jahr viele Konferenzen und andere Events mit effizienten Einlasslösungen und Unterstützung am Registrations-Helpdesk.
Dabei beantworten wir viele Fragen und Anliegen – und stellen fest: Es gibt einige oft von Teilnehmenden geäusserte Wünsche, bei welchen viele Anlässe noch Verbesserungspotenzial haben.
Ein Konferenz-Helpdesk, wie ihn sich eine künstliche Intelligenz vorstellt.
«Wo kann ich in Ruhe telefonieren?»
Wer eine Konferenz während der gewöhnlichen Arbeitszeiten besucht, kann es oft nicht vermeiden, den Tag mit anderen Aufgaben teilen zu müssen. Man möchte E-Mails prüfen, dringende Telefonate führen oder kurze Meetings durchführen – idealerweise sogar dank erfolgreichem Networking am Anlass.
Für solche Situationen wird eine «Quiet Zone» geschätzt. Dies ist ein stiller Raum oder Bereich, der zwar in der Nähe des Konferenztrubels liegt, aber dennoch genügend Abstand bietet, um sich vom Geschehen zurückzuziehen.
In einer «Quiet Zone» können sich die Teilnehmenden auch eine wohlverdiente Pause gönnen. Schnell kommen an einem solchen Event viele Impulse und Informationen zusammen, die überwältigend wirken können. Hier findet man einen Rückzugsort, an dem man in Ruhe neue Kraft schöpfen kann.
«Kann ich bei Ihnen mein Handy laden?»
Das Smartphone ist ein unverzichtbarer Begleiter auf Konferenzen. Es dient nicht nur als Kommunikationsmittel und Zeitplaner, sondern auch als Notizblock und Kamera, um die Höhepunkte des Tages festzuhalten. Da kann ein Akku schon mal zur Neige gehen, besonders wenn man aktiv am Geschehen teilnimmt.
Hier bieten offizielle Handy-Ladestationen hilfreichen Mehrwert. Wenn Sie als Veranstalter Ladestationen oder zur Nutzung markierte Steckdosen zugänglich machen, geben Sie den Teilnehmenden die Sicherheit, auch auf dem Heimweg noch Zugriff aufs digitale Zugticket und den persönlichen Hotspot zu haben.
«Gibt es irgendwo ein Tagesprogramm?»
Konferenzteilnehmende planen ihren Tag oft sehr bewusst. Während das eine Thema sehr interessiert, mag die andere Keynote ausgelassen und die Zeit stattdessen zum Networking genützt werden. Mit einem einfach zugänglichen Tagesprogramm erleichtern Sie Ihren Gästen die Planung.
Besonders ein Tagesprogramm in digitaler Form bringt viele Vorteile. Einerseits ist es ressourcenschonend, andererseits können kurzfristige Änderungen rasch einfliessen. Idealerweise liefern Sie das Programm gleich mit dem Ticket mit, dann erübrigt sich auch die Suche nach dem Link.
Eine erfolgreiche Konferenz – schon ab Ticketkauf
Eine Konferenz ist ein Gesamterlebnis. Eine durchdachte Infrastruktur und ein engagiertes Team tragen massgeblich zum Erfolg bei.
«Der erste Eindruck zählt! Das CheckIn-Team von Ticketpark macht da mit professionellem Auftritt einen genialen Job.»Manuela Scherer, Konferenz-Verantwortliche «Swiss Dimensions»
Gerne unterstützen wir Sie, bei Teilnehmenden zu glänzen: von der Anmeldung über das digitale Ticket bis zum CheckIn mit effizientem Druck der Namensschilder direkt vor Ort. Fragen Sie uns einfach unverbindlich.