News und Beiträge ·9. Dezember 2019

Tipps für eine erfolgreiche Konferenz – schon beim Einlass

Ihr Gast wird ohne Wartezeit am Eingang mit einem warmen Lächeln namentlich begrüsst, findet sich sofort zurecht und ist von Beginn weg von Ihrem sympathischen und gelungenen Anlass überzeugt.

Zu perfekt um wahr zu sein? Keine Sorge, dank nachfolgenden Tipps läuft der Einlass zu Ihrer Konferenz genau so reibungslos ab.

Klare Kommunikation schon vor dem Event

Viele Fragen können schon im Vorfeld ausgeräumt werden: Informieren Sie Ihren Gast über Anreise- und Parkmöglichkeiten, den Zeitpunkt der Türöffnung und des Event-Beginns. Diese Informationen sind optimalerweise gleich auf dem Ticket (ob physisch oder digital) ersichtlich. Ein zusätzliches Reminder-Mail vor dem Anlass hilft, dass alle diese Infos beim Gast präsent sind.

Empfehlenswert ist es, nebst den eher technischen Teilnahmebedingungen auch einen Verhaltenskodex (Code of Conduct) zu veröffentlichen, welcher das gemeinsam akzeptierte Verhalten definiert und festhält, dass Belästigung oder Diskriminierung anderer Teilnehmer zu einem Ausschluss der Veranstaltung führt. Damit legen Sie die Grundlagen, um bei allfälligen Problemen mit konsequenter Linie den Erfolg Ihres Anlasses sicherzustellen.

Durchdachte Infrastruktur für effiziente Abläufe

Ihr Gast fühlt sich wohl, wenn er sich jederzeit zurechtfindet.

Bereiten Sie die Infrastruktur frühzeitig vor und positionieren Sie an strategischen Orten eindeutige Beschriftungen zu den meistgenutzten Örtlichkeiten innerhalb Ihres Anlasses auf, beispielsweise dem Event-Hauptsaal, der Garderobe, der Toilette und dem Helpdesk.

Bedenken Sie auch saisonale Besonderheiten. Im Winter oder bei Regen werden beispielsweise längere Zeiten an den Garderoben benötigt. Berechnen Sie die Türöffnungs- und Einlasszeiten entsprechend und räumen Sie an und vor den Garderoben genügend Platz für die Gäste frei.

Führen Sie einen Einlass mit effizientem Badge-Druck vor Ort durch? Wir hoffen es doch 😉 Diese Lösung erlaubt Ihnen einen sehr schnellen CheckIn Ihres Gasts mit persönlicher Begrüssung. Dabei ist sehr hilfreich, wenn das benötigte Mobiliar sowie Stromanschlüsse und das WLAN-Passwort beim Eintreffen des WelcomeTeams von Ticketpark bereits verfügbar sind. So kann die Einhaltung des Zeitplans stressfrei gewährt werden.

Gerne unterstützen wir Sie, den Fluss der eintreffenden Gäste durchzudenken um Staus zu vermeiden: Wieviele Einlasspunkte sind angebracht? Ist eine Reception-Situation oder eher eine Einlassstrasse zum Vorbeispazieren geeignet? Wieviele Hilfspersonen werden benötigt und wann werden diese geschult? Wo wird der Helpdesk platziert, damit dieser leicht zugänglich ist, dabei aber den normalen Einlassprozess nicht stört? Unser WelcomeTeam-Supervisor steht Ihnen vor Ort gerne mit Rat und Tat für die letzten Detail-Entscheidungen zur Verfügung.

Ein engagiertes Team ist die halbe Miete

Am Einlass findet der erste Kontakt des Gastes mit einem Vertreter Ihres Anlasses statt. Eine gute Gelegenheit, um schon mal zu punkten.

Machen Sie den Mitarbeitern und Hostessen klar, dass sich Ihr Gast seinen ersten Eindruck vom Event (und somit von Ihrer Firma) bereits beim Einlass bildet. Ein gepflegter Auftritt lohnt sich!

Wenn das gesamte Personal über Kenntnisse der Lokalität und des Programms verfügt, kann es Ihrem Gast bei Unklarheiten sofort weiterhelfen. Wenn selbst weiterführende Fragen (z. B. «Wird nach der Veranstaltung eine Dokumentation verschickt? », «Wird eine Teilnehmerliste kommuniziert? ») kompetent beantwortet werden, begeistern Sie Ihre Gäste. Ein Infoblatt mit den erwarteten FAQs kann helfen. Für den Fall, dass eine Frage dann doch mal zu kreativ ist, lassen Sie ihr Hilfpersonal wissen, wer sich solchen Anliegen annehmen wird und wie der Gast zu seiner Antwort gelangen kann.

Schulen Sie Ihr Empfangsteam, sich ausschliesslich auf den Gast zu konzentrieren – es ist aufmerksam, hilfsbereit und sucht den Blickkontakt. Tätigkeiten wie Essen, Trinken, Telefonieren oder private Gespräche passen besser in den Pausenraum als in den für den Gast einsehbaren Bereich.

Bei Besonderheiten mit Kompetenz glänzen

Jemand hat kein Ticket gelöst, besteht aber dennoch darauf, eingelassen zu werden? Solche oder ähnliche Fälle gibt es an beinahe jedem Anlass. Bestimmen Sie im Vorfeld eine autoritäre und entscheidungsberechtigte Person, welche Ihre Firma beim Einlass repräsentiert und derartige Schwierigkeiten souverän und überzeugend löst.

Noch besser, wenns gar nicht soweit kommt: Ein unangenehmes «Wir finden Sie leider nicht im System» lässt sich durch eine sorgfältige Pflege der Teilnehmerliste in vielen Fällen vermeiden. Erfassen Sie auch alle Personen, die ausserhalb des normalen Anmeldeprozesses an Ihrem Anlass erwartet werden, wie beispielsweise Medienschaffende oder Event-Fotografen. Damit ersparen Sie Ihren Gästen unnötige Wartezeiten am CheckIn.

Behandeln Sie ReferentInnen, ModeratorenInnen und VIPs mit der gebührenden Wertschätzung. Eine verantwortliche Person Ihres Teams, welche diese wichtigen Personen erwartet, empfängt und zu deren Plätze oder in die Maske geleitet, lässt Ihre Firma glänzen.

Und sollte trotz allen Vorkehrungen trotzdem mal noch eine Schwierigkeit auftauchen – beispielsweise ein verspäteter Referent oder ein technisches Problem – besprechen Sie dieses Thema dezent ausser Hörweite Ihres Gastes. Noch haben Sie die Chance, die Angelegenheit zu regeln, ohne dass Ihr Besucher etwas davon merken muss. Sie haben es verdient, dass dieser schwärmend und mit perfektem Eindruck von Ihrem Anlass nach Hause geht.

Ein erfolgreicher Einlass auch für Ihre Konferenz?

Gerne unterstützen wir Sie: von der Anmeldung über den Ticketversand bis zum CheckIn mit effizientem Druck der Namensschilder direkt vor Ort. Fragen Sie uns einfach unverbindlich.