News und Beiträge · 25. August 2025

Tipps für eine erfolgreiche Einlasskontrolle an Ihrem Anlass

Ob mit dem eigenen Smartphone oder mit professionellen Handscannern zur Leihe: Tickets am Einlass einzuscannen wird mit Ticketpark zum Kinderspiel.

Für einen erfolgreichen Einlass ist es trotzdem gut, sich vorgängig zu überlegen, weshalb man eine Einlasskontrolle durchführen möchte und wie man mit allfällig abgelehnten Tickets umgehen will.

Wer sich vorbereitet, führt eine Einlasskontrolle zielführend und effizient durch.
Mit unkomplizierter Technik von Ticketpark.

Definieren Sie das Ziel Ihrer Einlasskontrolle

Nicht bei jedem Anlass müssen die Tickets am Einlass zwingend eingescannt werden. Definieren Sie daher den Grund, warum Sie eine digitale Einlasskontrolle durchführen möchten:

Durch das Scannen der Tickets erhalten Sie genaue Auswertungen, wer wann Ihren Anlass besucht. Sie erhalten Einblick in die No-Show-Quote und Aufschluss darüber, wie sich der Andrang Ihrer Besucher und Besucherinnen verteilt.
Wenn Sie vergünstigte Tickets anbieten, kann beim Einscannen dieser Tickets ein Hinweis aufpoppen, so dass die entsprechende Berechtigung überprüft werden kann – z. B. mit einer Alterskontrolle auf einem Ausweis.
Das Einscannen der Tickets erlaubt, Fehler von Gästen zu erkennen, die Ihren Anlass versehentlich am falschen Tag besuchen oder unbewusst mehrfach dasselbe Ticket mitbringen.
Eine digitale Einlasskontrolle ermöglicht zudem die Erkennung von Betrugsversuchen. Bei sehr begehrten Anlässen könnte jemand versuchen, vervielfachte oder unechte Tickets in Umlauf zu bringen.

Gerade bei sitzplatzgenauen Kulturvorstellungen mit sehr vertrauenswürdigem Publikum kann es sein, dass gar keine digitale Einlasskontrolle nötig ist. Es reicht vielleicht eine visuelle Kontrolle des Tickets – oder Sie kommen zum Schluss, dass gar keine eigentliche Prüfung notwendig ist.

Testen Sie die Einlasskontrolle im Voraus

So wie Sie proben, was auf der Bühne stattfinden, ist es auch hilfreich, die technischen Hilfsgeräte rechtzeitig vor dem Anlass auszuprobieren.

Prüfen Sie …

ob der Login bzw. die Event-ID zum Zugriff auf den Anlass funktioniert.
ob alle Geräte einen vollen Akku haben.
ob sich die verschiedenen Ticketkategorien wie gewünscht verhalten. Erhalten Sie die Hinweise bei vergünstigten Tickets? Können Sie Mehrtagespässe von Einzeltickets unterscheiden?
ob am Standort der Einlasskontrolle der Handy- bzw. WLAN-Empfang gut genug ist.

Es ist viel relaxter, mit etwas Vorlaufzeit noch notwendige Verbesserungen vorzunehmen, als am Anlass selbst plötzlich improvisieren zu müssen.

Zum Testen der Einlasskontrolle erstellen Sie am besten eine Beispiel-Ticketbuchung, welche alle wichtigen Fälle und Kombinationen abdeckt. Sie können auch das eine oder andere echte Ticket im Vorfeld ausprobieren. Denken Sie dabei unbedingt daran, diese Tickets wieder auszuchecken, so dass sie später am Einlass wieder akzeptiert werden.

Wenn ein Ticket abgelehnt wird

Solange alle Scans grün aufleuchten, ist eine Einlasskontrolle ein Kinderspiel. Doch wenn ein Ticket abgelehnt wird, ist es wichtig, dass alle wissen, wie damit umzugehen ist.

Zuerst gilt es zu klären, warum ein Ticket vom Einlassgerät nicht akzeptiert wird. Es gibt grundsätzlich zwei mögliche Gründe dafür:

Das Ticket wurde bereits eingelassen. In einem solchen Fall zeigt das Einlasssystem an, wann das Ticket zuletzt eingescannt wurde.
Sind seither nur wenige Sekunden vergangen? Dann gibt es zwei realistische Ursachen: Entweder hat die Gästegruppe, die gerade am Einlass steht, versehentlich zweimal dasselbe Ticket mit dabei. Oder das Ticket wurde kurz vor dem Ticketscan schon einmal eingescannt, da der QR-Code unbemerkt in den Lesebereich des Scanners gekommen ist.
Ist der vorhergegangene Ticketscan schon länger her, ist es ebenfalls denkbar, dass bei einer Gästegruppe, die nicht gemeinsam am Einlass eintrifft, versehentlich dasselbe Ticket doppelt mitgebracht wurde. Falls Sie die Einlasskontrolle mit echten Tickets getestet haben, und sie vergessen haben, diese wieder auszuchecken, könnte auch dies die Ursache sein. Letztlich ist auch ein Betrugsversuch mit einem bewusst vervielfachten Ticket ein möglicher Grund für das mehrfach gefundene Ticket.
Das Ticket wurde nicht gefunden. Bei dieser Meldung konnte der gescannte Code nicht dem aktuellen Anlass zugeordnet werden.
Es ist möglich, dass ein Gast am falschen Tag angereist ist oder am falschen Eingang steht. Oder er hat versehentlich ein Ticket von einem ganz anderen Anlass vorgezeigt. In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass ein Ticketcode nicht korrekt eingelesen wurde – es hilft dann meist ein zweiter Scan-Versuch. Weiter gibt es die kleine Wahrscheinlichkeit eines Betrugsversuchs mit einem gefälschten Ticket.

Bei der Einlasskontrolle wird angezeigt, weshalb ein Ticket nicht eingecheckt werden kann.

Viele dieser Fälle werden sich direkt am Einlass klären lassen. Für alle anderen Situationen, legen Sie im Vorfeld fest, wer entscheidungsberechtigt ist und wie diese Person erreicht werden kann. Schulen Sie Ihr Einlasspersonal entsprechend. Es ist hilfreich, wenn die entscheidungsberechtigte Person Zugriff aufs Veranstalter-Backend von Ticketpark hat, um mehr Informationen zu den einzelnen Buchungen herauszufinden.

Unser Support ist für Sie da

Manchmal geht auch bei der besten Vorbereitung etwas übersehen. Unser Support steht Ihnen gerne zur Verfügung. Damit wir Ihnen rasch und zielgerichtet helfen können, sind folgende Angaben sehr dienlich:

Die Event-ID oder der Login, welcher verwendet wird,
Die Meldung, die bei einem abgelehnten Ticket angezeigt wird.
Idealerweise schicken Sie uns Fotos von betroffenen Tickets mit.

Wenns brennt erreichen Sie uns auch während dem Anlass. Unseren Kontaktkanal für dringenden Support ausserhalb der Bürozeiten finden Sie im Veranstalter-Backend verlinkt.

Gut beraten zum vollen Haus

Vom Verkauf bis zum Einlass: Mit Ticketpark wird Ihr Event zum Erfolg. Dank zuverlässiger, einfacher Technik und guter Beratung durch unser Team. Kontaktieren Sie uns unverbindlich: beratung@ticketpark.ch.