Leere Plätze möchte man gerne vermeiden.Nichts ist ärgerlicher für einen Event-Veranstalter, als wenn er kurz vor Beginn der Veranstaltung feststellen muss, dass viele Gäste dem Anlass trotz Reservation einfach ferngeblieben sind. Gründe dafür gibt es reichlich: Keine Lust, schlechtes Wetter, andere Pläne …

Mit der richtigen Planung lässt sich die Anzahl abwesender Besucher verringern:

1. Machen Sie den Besuch einfach

Wie finde ich zum Anlass? Wo kann ich parkieren? Wie lange wird es dauern? Gibt es vor Ort die Möglichkeit zur Verpflegung? Je besser der Besucher im Vorfeld informiert ist, desto weniger Gründe zum Zweifel entstehen. Kommunizieren Sie alle relevanten Infos klar und deutlich: auf der Website, auf dem Flyer, direkt auf dem Ticket.

2. Steigern Sie die Vorfreude

Ein Event muss nicht erst am Veranstaltungstag beginnen. Steigern Sie die Vorfreude Ihrer Gäste, indem Sie ihnen einige Tage vor dem Anlass zusätzliche Informationen zusenden. Überraschen Sie die Besucher mit einem kleinen Trailer, mit einem aktuellen Pressebericht oder mit ein paar Fotos von dem, was sie erwarten wird. Je persönlicher der Gast angesprochen wird, umso grösser die Wirkung. Personalisierter Newsletter schlägt Facebook. Postversand schlägt Newsletter.

3. Vermeiden Sie die Hinterlegung von Tickets an der Tageskasse

Die Hemmschwelle, nicht aufzutauchen, steigt merkbar, wenn sich der Gast bewusst ist, dass er eine Verpflichtung eingegangen ist und diese auch einen gewissen Wert hat. Wenn er die Tickets bereits in der Hand hält, wenn die Kreditkarte bereits belastet oder die Rechnung bereits ins Haus geflattert ist, steht der moralischen Zusage auch ein materieller Wert gegenüber. Es braucht dann deutlich mehr, diesen Wert einfach verfallen zu lassen als wenn lediglich eine sich unverbindlich anfühlende Reservation an der Tageskasse besteht. Dies schliesst natürlich nicht aus, eine Tageskasse für spontane Besucher zu betreiben.

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