News und Beiträge · 14. September 2016
Regen an der Freilichtveranstaltung – was tun?
In knapp acht Stunden startet die Erstaufführung deines Theaterstücks unter freiem Himmel. Ein seit Monaten geplantes Spektakel, das nun zu scheitern droht. Denn: es regnet. Und die Aussichten für den Abend sind nicht gut. Eine Situation, die für Veranstalter äusserst unangenehm ist und für Besucher ärgerlich sein kann. Allerdings wissen wir zum Glück, was zu tun ist.
Mit folgenden 5 Massnahmen bringst du nicht nur deine Aufführung ins Trockene, sondern hinterlässt bei deinen Gästen trotz kurzfristiger Umstrukturierung ein gutes Gefühl.
1. Regenradar im Auge behalten
Bevor du deine Veranstaltung endgültig verschiebst, behalte den Regenradar im Auge. Womöglich ist Wetterbesserung zum Zeitpunkt deiner Aufführung angesagt.
2. Vorverkauf stoppen
Sobald klar ist, dass deine Freilichtveranstaltung nicht durchgeführt werden kann, solltest du den Vorverkauf stoppen. So stellst du sicher, dass keine weiteren Tickets mehr für die Veranstaltung gekauft werden, die offensichtlich ins Wasser fällt.
3. Gäste informieren
Sämtliche Besucher müssen so bald als möglich über die Absage informiert werden. Optimal ist, wenn diese Information per Knopfdruck gesendet werden kann. Mit einem allumfassenden Ticketing-System stehen die Adressdaten in Sekundenschnelle bereit.
4. Verschiebedatum kommunizieren
Im gleichen Prozess des Informierens solltest du deinen Gästen sogleich ein Verschiebedatum für die Aufführung kommunizieren. So können sich die Ticketkäufer dieses Datum gleich freihalten. Dabei sollten die bereits gekauften Tickets als Eintritts-Billette für das Verschiebedatum gelten – oder das Ticket dient als Gutschein für eine andere Vorstellung.
5. Gästen flexibel entgegenkommen
Es ist gut möglich, dass Gäste das Verschiebedatum nicht wahrnehmen können, was zu Unzufriedenheit führen kann. Komme ihnen entgegen und biete deinen Gästen in diesem Fall beispielsweise eine unkomplizierte Umbuchung an. So stellst du sicher, dass die Ticket-Käufer doch noch zu ihrer gewünschten Vorstellung kommen und einer Termin-Kollision ausweichen können.
Das Theater Gurten musste einzelne Aufführungen des Stücks «Paradies» wetterbedingt verschieben. Hier liest du, wie einfach dies für den Veranstalter dank Ticketpark war.